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In der heutigen Flut von Dokumenten fällt es schwer, den Überblick zu behalten. Vor allem, wenn viele Dokumente von mehreren Benutzern genutzt werden und papiergebundene sowie elektronische Dokumente unter einen Hut gebracht werden müssen.
Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) kann hier äußerst hilfreich sein.

Viele Aspekte machen ein solches System für ein Unternehmen nützlich und effektiv:

• Leichte Wiederauffindbarkeit von Dokumenten
• Langfristige Lesbarkeit der Dokumente
• Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen
• Verwaltung unterschiedlicher Versionen und Bearbeitungsstände
• Einheitliche Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagen, Workflows, etc.)
• Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
• Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes für Informationssicherheit und Datenschutz
• Protokollierung von Veränderungen und Weiterleitungen der Dokumente
• Regelung der Gültigkeit von Dokumentenständen und Versionen bei paralleler Bearbeitung
• Vermeidung von Doppelarbeit und Doppelablage durch unterschiedliche Benutzer
• Vermeidung von Mehrfachablage an unterschiedlichen Speicherorten und damit verbundene
• Minimierung der Speicherplatzkosten